¿Cómo hacer un inventario en Excel?: guía paso a paso

Crear un inventario puede ser un proceso bastante tedioso para muchas empresas; sin embargo, es muy necesario para poder llevar una gestión o control de tu stock de productos.

Por ello, en Bit Store te vamos a enseñar cómo hacer un inventario en Excel paso a paso, para que así no tengas que adquirir ningún software adicional para el manejo de inventarios.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es un documento que registra de manera organizada todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa. Estos bienes pueden ser utilizados para alquiler, uso, transformación, consumo o venta.

Cabe indicar que este documento detallado también puede incluir los derechos y deudas de una empresa, si su objetivo es saber cuáles son los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado.

¿Para qué sirve un inventario?

Un inventario te permite llevar un orden y control de tu stock, es decir, saber con qué productos cuentas, si tienes sobrantes o si es necesario recargar tu stock. Un buen sistema de inventario actualizado te permitirá:

  • No generar una rotura de stock: evita quedarte sin productos suficientes cuando estén en demanda, lo cual podría beneficiar a tus competidores.
  • Detectar excedentes: identifica si hay excedente de algún producto para lanzar alguna promoción y evitar que compres más, ya que podría ser dinero que no recuperarás.
  • Identificar ​​desperfectos o productos caducados: descubre aquellos productos que ya no estén en buen estado para ser ofrecidos a tus clientes.
  • Vigilar el flujo de dinero y rentabilidad: el inventario evita los problemas con tu stock y asegura la optimización del flujo del dinero.

Pasos previos para hacer un inventario

Hacer un inventario en Excel requiere que definas previamente ciertos aspectos del sistema que usarás para realizar un inventario efectivo.

Planifica tu sistema de inventario

Antes de crear tu inventario en Excel, considera el tipo de operación que maneja tu empresa, la mercancía, el nivel de tus movimientos, etc. Además, debes determinar quiénes realizarán el inventario, los tiempos y la metodología que utilizarán. Y por supuesto, no olvides elegir el espacio donde realizarás el conteo, verificación y almacenaje de los artículos.

Define y documenta la forma de hacer el inventario

Tu inventario debe ser sencillo y entendible, logrando así que todas las personas involucradas estén alineadas en un mismo objetivo. También te recomendamos hacer un manual de instrucciones sobre cómo hacer un inventario de una tienda para que cualquier nuevo miembro pueda realizarlo sin ningún problema.

Elige las herramientas de gestión y respaldo de tu inventario

Un paso previo muy importante es definir las herramientas que emplearás para gestionar tu inventario con precisión y agilidad. Recuerda que no solo debes conocer la fluctuación de productos en determinada temporada, sino también tener un respaldo de todo el registro para ayudarte a hacer una mejor evaluación en el futuro.

Verifica y depura tu stock actual

Antes de preguntarte cómo hacer un registro de inventario en Excel, deberás hacer un primer conteo para conocer el stock actual de tus productos, verificar su estado y desechar aquellos ya no aptos para la venta. Así lograrás tener todo ordenado desde el principio y facilitará cualquier movimiento posterior.

Programa los registros y revisiones

El registro de las entradas y salidas de los productos es la esencia para que un inventario funcione correctamente. De ahí que deba haber un responsable durante los ingresos y despachos de mercadería.

Independientemente del software que utilices para hacer tu inventario, es de vital importancia que hagas revisiones periódicas para validar que todo esté en orden y detectar posibles mejoras. Estas revisiones pueden ser semanales, mensuales o anuales, dependiendo del flujo de tu negocio.

Cómo hacer un inventario en excel paso a paso

Ahora que ya has definido cuestiones básicas para conocer qué datos debe tener tu inventario, te guiaremos paso a paso para saber cómo hacer un inventario inicial en Excel.

1. Crea tu documento para el inventario

Lo primero que debes hacer es crear tu documento de inventario en Excel y asegurarte de que tenga tres hojas diferentes. En cada una de ellas crearás una tabla, por lo que te recomendamos nombrar cada hoja como Tabla de inventario, Tabla de entradas y Tabla de salidas.

Ahora, lo mejor es trabajar por columnas, así que en la primera línea de cada columna colocarás como mínimo la siguiente información:

  • En Tabla de inventario: Código, Producto, Stock inicial, Entradas, Salidas y Stock final (después de las compras y ventas). Puedes añadir algunos otros ítems como Descripción o Proveedor, eso dependerá de las necesidades de tu negocio.
  • En Tabla de entradas: Factura, Fecha de compra, Código, Producto y Cantidad.
  • En Tabla de salidas: Factura, Fecha de venta, Código, Producto y Cantidad.

2. Dale el formato adecuado a tus tablas

Si has creado correctamente tus tres tablas, es momento de darle el formato de una tabla de Excel. Para ello, selecciona la tabla completa y dirígete al menú Insertar. Haz clic en Tablas y selecciona la opción Tabla.

En tu pantalla aparecerá una ventana llamada Crear tabla. Debes marcar la opción La tabla tiene encabezados para que Excel no considere los encabezados como datos. Haz clic en Aceptar y contempla el nuevo aspecto de tu tabla.

Recuerda cambiar el nombre de la tabla según corresponda en el menú Diseño y repetir los mismos pasos para darle el formato a cada tabla que tienes en las tres hojas creadas. Puedes elegir un estilo y color diferente para cada una de ellas.

3. Agrega tus productos y la información adicional

Cuando termines de dar el formato a cada una de tus tablas, dirígete a la Tabla de inventario y rellena la columna Código con el valor respectivo de cada uno de tus productos. Completa también las columnas Producto y Stock inicial. Vale indicar que si no cuentas con algún producto, el stock inicial puede ser cero.

Desde Bit Store, te traemos un tip para no equivocarte al momento de registrar los nombres de tus productos en las otras tablas:

  • Ubícate en la hoja Tabla de entradas y selecciona toda la columna Código sin incluir la celda que ya dice “Código”.
  • Dirígete al menú Datos y haz clic en la opción Validación de datos.
  • Aparecerá una nueva ventana y en el menú Permitir, debes seleccionar la opción Lista. Eso hará que aparezca una nueva opción llamada Origen, haz clic en el ícono para seleccionar celdas y se mostrará una nueva ventana.
  • Dirígete a la hoja Tabla de inventario, selecciona la columna con todos los códigos de tus productos y presiona Enter.
  • Al volver a la ventana anterior, en el apartado Origen estarán indicadas las celdas que seleccionaste.
  • Haz clic en Aceptar y listo. Repite los pasos anteriores para la Tabla de salidas.

Así cuando tengas que colocar el código de producto, solo debes hacer clic en el menú desplegable para elegir el código correcto. ¡Todo será más fácil!

4. Utiliza fórmulas para completar tu tabla

Después de completar tu Tabla de inventario, dirígete a la Tabla de entradas donde ya debes haber rellenado la columna Código. Para completar los nombres de los productos, utiliza la siguiente fórmula en las celdas de la columna Producto:

=BUSCAR([@Código]; INVENTARIO; INVENTARIO[Producto])

Ahora, solo debes rellenar las columnas Factura, Fecha de compra y Cantidad. Repite el mismo proceso para completar tu Tabla de salidas.

Finalmente, para completar la Tabla de inventario de forma automática, escribe en la columna Entradas esta fórmula:

=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código];[@Código];ENTRADAS[Cantidad])

Y para completar la columna Salidas usa esta fórmula:

=SUMAR.SI(SALIDAS[Código];[@Código];SALIDAS[Cantidad])

Termina rellenando la columna Stock final con la fórmula:

=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]

5. Contempla y gestiona tu inventario

¡Y listo! Verás cómo mágicamente aparecen los números de tu stock real, luego de haberle sumado las compras y restado las ventas. Recuerda que si registras todas las compras y ventas, así sean diarias, tu inventario siempre se mantendrá actualizado.

Aunque al inicio te pueda parecer un poco complicado seguir todos estos pasos, saber cómo hacer un formato de inventario en Excel sin duda repercutirá en el éxito de tu negocio.

No necesitas ser un experto en Excel para hacer tu propio inventario, pero sí es importante que cuentes con acceso a las versiones más recientes de Office para no tener limitaciones y mantener tu información protegida.

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